MICROSOFT OFFICE EXCEL (FUNGSI-FUNGSI EXCEL VLOCKUP, LOGIKA IF DAN PIVOT)

 

 

1. DEFINISI MICROSOFT EXCEL

    Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation yang dapat dijalankan pada Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993.

2. FUNGSI-FUNGSI EXCEL

A.   VLOOKUP

                Sebelum kita mempelajari cara menggunakan Vlookup Excel, kita perlu tahu apa itu VLOOKUP dan fungsinya pada Microsoft Excel. Rumus Vlookup merupakan salah satu rumus dasar Excel yang termasuk ke dalam kategori "lookup & reference" dan akan sering dibutuhkan dalam pekerjaan. Rumus Vlookup Excel adalah rumus Excel yang berfungsi untuk mencari data pada kolom pertama sebuah tabel data, kemudian mengambil suatu nilai dari sel mana pun di baris yang sama berdasarkan tabel data tersebut.

             Vlookup merupakan singkatan dari Vertical Lookup, adalah sebuah formula di dalam Excel yang berfungsi untuk mencocokkan data dari dua daftar. VLOOKUP merupakan bagian dari fungsi LOOKUP dan juga HLOOKUP, INDEX dan MATCH. Dengan rumus Vlookup ini kita dapat mengisi data pada sebuah tabel berdasarkan data pada tabel referensi lain dengan menggunakan sebuah nilai yang spesifik. Kita bisa menggunakan fungsi Vlookup pada Excel mengikuti kaidah penulisan sebagai berikut:

Syntax: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Dari syntax diatas bisa kita ketahui bahwa cara Vlookup pada rumus Excel mempunyai empat komponen yaitu:

• Lookup_value: Nilai yang ingin dicari. Sebuah nilai yang akan kita cocokkan dengan            nilai yang ada pada table_array lookup_value harus berada paling kiri pada tabel array.
• Table_array: Tabel referensi yang akan diambil datanya. Ingat, nilai pencarian harus berada di kolom pertama agar VLOOKUP berfungsi dengan baik. Hal itulah yang menyebabkan mengapa rumus Excel VLOOKUP tidak berfungsi.
• Col_index_num: Suatu nomor kolom yang ada pada table_array yang mengandung nilai data dan ingin kita ambil nilainya. 
• Range_lookup: Diisi menggunakan nilai Boolean TRUE atau FALSE. Nilai logika                  dalam  rumus VLOOKUP dipakai sebagai acuan untuk menetapkan apakah kita ingin          VLOOKUP menemukan hasil yang sama persis atau juga hanya menemukan nilai yang          mendekati.

TRUE: Vlookup akan menemukan lookup_value dalam table_array yang sama atau hanya mendekati. Jika pada nilai yang sama tidak dapat ditemukan maka nilai terbesar selanjutnya yang kurang dari lookup_value untuk dihasilkan.

FALSE: Vlookup akan menemukan lookup_value dalam table_array yang hanya sama. Jika tidak dapat ditemukan maka Vlookup akan menghasilkan pesan terakhir yaitu error #NA!

Contoh Rumus VLOOKUP dengan Nilai yang Sama persis

            Dalam contoh kasus kali ini, kita akan mencoba untuk mengisi besaran gaji masing-masing karyawan berdasarkan golongan mereka menggunakan rumus Excel VLOOKUP. Ada beberapa langkah yang harus kamu lakukan untuk mencari besaran gaji secara otomatis menggunakan VLOOKUP, dan berikut ini langkah-langkah selengkapnya.

·        Ketikkan =VLOOKUP( pada kolom Gaji Tabel B.

·        Klik kolom Golongan karyawan yang akan diisi gajinya dan tambahkan tanda ;. Jadi di kolom H2, akan terlihat rumus VLOOKUP menjadi =VLOOKUP(G2;

·        Blok data yang ada pada tabel A.

·        Sisipkan tanda $ pada angka dan nomor kolom agar bisa di-drag ke bawah, dan beri tanda ;. Rumus akan terlihat menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$C$4;.

·        Tambahkan angka 2 dan juga ; pada rumus, sehingga menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$C$4;2. Ini dikarenakan yang akan dicari adalah gaji, dan gaji ada di kolom ke 2 pada tabel A.

Tambahkan FALSE, tutup rumus dengan tanda ) lalu tekan enter. Tampilan akhir rumus menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$C$4;2;FALSE).

Contoh Rumus VLOOKUP dengan Nilai yang Mendekati

Contoh kedua adalah cara VLOOKUP Excel untuk mencari nilai yang mendekati atau tidak sama persis. Biasanya hal ini digunakan untuk menentukan kelompok nilai dari besaran angka tertentu. Contoh yang digunakan kali ini adalah mencari nilai akhir mahasiswa berdasarkan poin yang dikumpulkan. Berikut ini beberapa langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat formula VLOOKUP dengan nilai yang mendekati.

• Ketikkan =VLOOKUP( pada kolom Nilai Akhir di Tabel B.
• Klik jumlah poin yang didapatkan oleh mahasiswa tersebut dan tambahkan tanda ;. Tampilan rumus akan menjadi =VLOOKUP(G2;.
• Blok tabel yang digunakan sebagai acuan nilai pada Tabel A.
• Sisipkan tanda $ di huruf dan angka agar bisa di-drag ke bawah. Tambahkan tanda ;. Tampilan rumus menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$B$5;.
•  Tambahkan angka 2 dan juga tanda ; ke dalam rumus. Ini dikarenakan nilai berada di kolom ke 2. Tampilan rumus menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$B$5;2.
• Tambahkan TRUE dan tutup formula VLOOKUP. Tampilan akhir rumus akan menjadi =VLOOKUP(G2;$A$2:$B$5;2;TRUE).

            Alhasil, Excel akan secara otomatis melakukan pembulatan ke kelompok nilai terdekat dan menentukan nilai yang paling sesuai. Pastikan bahwa rentang nilai dalam tabel pembanding ditulis dari yang paling kecil ke besar, karena rumus ini akan mencari nilai yang paling sesuai dari atas ke bawah.

Terapkan Rumus VLOOKUP Excel Ini di Portofolio Datamu!

            Itu dia sekilas penjelasan mengenai rumus Vlookup pada Excel, mulai dari apa itu Vlookup, fungsi, dan rangkaian cara untuk menggunakannya beserta contohnya. Dengan menggunakan fungsi Vlookup yang efektif ini, maka kamu akan mendapatkan kemudahan ketika mencari data serta mengambil data yang spesifik dari sebuah tabel yang referensinya berdasarkan nilai tertentu. Sesuai dengan namanya Vertical Lookup, maka proses pencarian datanya dilakukan secara vertikal, selain itu pada program Excel juga memiliki fungsi khusus untuk mencari data secara horizontal, yaitu HLOOKUP.

        Jika kamu penasaran dengan fungsi-fungsi Excel lainnya, kamu bisa bergabung dengan DQLab dengan membuat akun gratis di DQLab.id/signup. Nikmati pengalaman belajar Excel bersama DQLab yang seru dan menyenangkan dengan mencoba modul platinum DQLab Excel untuk menguji kemampuan Excel kamu yang bisa kamu akses selamanya!

 

            Awalan huruf "V" didepan kata Vlookup merupakan singkatan dari kata Vertical. Istilah vertikal ini merujuk pada bentuk tabel referensi yang digunakan, dimana header atau judul tabel terletak di bagian atas dan field datanya tersusun ke bawah secara vertikal. Fungsi rumus Vlookup Excel ini tersedia di semua versi Microsoft Excel, baik versi Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP maupun Excel 2000.

A.    LOGIKA IF

Fungsi IF merupakan salah satu fungsi paling populer di Excel, yang memungkinkan Anda membuat perbandingan logis antara nilai dan perkiraan.

Oleh karena itu, pernyataan IF dapat memiliki dua hasil. Hasil pertama jika perbandingan Anda Benar dan hasil kedua jika perbandingan Salah.

Sebagai contoh, =IF(C2=”Ya”,1,2) artinya JIKA(C2 = Ya, maka berikan 1, jika tidak berikan 2).

Contoh IF sederhana

• =IF(C2=”Ya”,1,2)

Dalam contoh di atas, sel D2 mengatakan: IF(C2 = Ya, jadi kembalikan 1, jika tidak kembalikan 2)

• =IF(C2=1,”Ya”,”Tidak”)

Dalam contoh ini, rumus di sel D2 mengatakan: JIKA(C2 = 1 maka berikan Ya, jika tidak berikan Tidak)Seperti yang Anda lihat, fungsi IF dapat digunakan untuk mengevaluasi teks dan nilai. Fungsi IF juga dapat digunakan untuk mengevaluasi kesalahan. Anda tidak dibatasi hanya memeriksa jika satu hal sama dengan hal lain dan memberikan satu hasil, Anda juga dapat menggunakan operator matematis dan melakukan perhitungan lain tergantung kriteria Anda. Anda juga dapat menumpuk beberapa fungsi IF bersamaan untuk melakukan beberapa perbandingan.

• =IF(C2>B2,”Melebihi Budget”,”Dalam Budget”)

Dalam contoh di atas, fungsi IF di D2 mengatakan IF(C2 Lebih Besar Dari B2, kembalikan "Melebihi Budget", jika tidak kembalikan "Dalam Budget")

• =IF(C2>B2,C2-B2,0)

Dalam ilustrasi di atas, kita akan mengembalikan perhitungan matematis, dan bukan kembali ke perhitungan matematis. Agar rumus dalam E2 mengatakan IF(Aktual lebih besar daripada Anggaran, maka Kurangi jumlah Anggaran dari jumlah Aktual, jika tidak kembali ke nol).

=IF(E7=”Ya”,F5*0,0825.0)

Dalam contoh ini, rumus dalam F7 mengatakan IF(E7 = "Ya", lalu hitung Jumlah Total di F5 * 8,25%, selain itu tidak ada Pajak Penjualan yang jatuh tempo, maka kembalikan 0)

Catatan: Jika akan menggunakan teks dalam rumus, Anda perlu mengapit teks dengan tanda kutip (misalnya, “Teks”). Satu-satunya pengecualian adalah penggunaan TRUE atau FALSE, yang secara otomatis dipahami Excel

Masalah umum

A.    PIVOT TABLE

Masalah	Apa yang salah
0 (nol) di sel	Tidak ada argumen untuk argumen value_if_true atau value_if_False. Untuk melihat nilai benar yang dikembalikan, tambahkan teks argumen pada dua argumen, atau tambahkan TRUE atau FALSE ke argumen.
#NAME? dalam sel	Ini biasanya berarti bahwa rumus salah eja.

Pivot table adalah salah satu fitur yang terdapat pada Microsoft Excel. Fitur ini memungkinkan kamu mengambil informasi secara cepat dari kumpulan data dalam jumlah besar. Pivot table juga sering digunakan untuk mengelompokkan atau meringkas suatu data. 

Cara membuat pivot table tidak begitu sulit dipraktikkan. Dengan Pivot Table, kamu bisa membuat rangkuman, menganalisa, mengeksplorasi data, dan mempresentasikannya. Fitur ini tentunya sangat memudahkan kamu dalam merangkum data yang besar hanya dengan waktu yang singkat.

Memahami Apa itu Pivot Table

Cara membuat pivot table tidak begitu sulit. Namun, sebelum mengetahui cara membuat pivot table, kamu tentu harus mengenali apa itu pivot table terlebih dahulu. Microsoft Excel memang sudah terkenal sebagai aplikasi pengolah angka yang paling sering digunakan. Perangkat lunak ini merupakan bagian dari paket Software Microsoft Office yang berjenis spreadsheet.

Microsoft Excel memiliki banyak sekali fitur yang dapat mempermudah pekerjaan dalam pengelolaan data, statistik dan berbagai fitur lainnya. Pivot table sendiri adalah salah satu fitur yang ada pada Micorosoft Excel. Pivot Table adalah sebuah  tabel interaktif yang bisa menampilkan ringkasan dari data dengan jumlah besar. Dengan kata lain, fitur ini bisa melakukan kalkulasi pada setiap item yang ditampilkan.

Selain itu, Pivot Table juga memudahkan kamu dalam membaca data yang terdiri dari ratusan hingga ribuan dalam waktu singkat. Fitur ini menawarkan berbagai kemudahan dan manfaat seperti, bisa melakukan kalkulasi berbentuk data, mengubah data dari Pivot Table menjadi Pivot Chart, memindahkan field ke lokasi yang berbeda, dan lain-lain.

Fungsi Pivot Table

Pivot table adalah salah satu fitur yang terdapat di dalam Microsoft Excel yang sangat cepat dalam menganalisa, mengombinasikan, dan membandingkan sejumlah data baik sedikit maupun banyak. Kamu juga bisa mengeksploitasi data untuk disajikan menjadi sebuah laporan dalam bentuk tabel-tabel. Dalam pivot table kamu bisa memilih suatu baris data atau pun kolom yang hendak dijadikan referensi dalam melihat jumlah total suatu data.

Tabel pivot membantu kamu meringkas data, menemukan pola, dan mengatur ulang informasi. Setelah membuat tabel pivot, kamu dapat menambahkan dan memindahkan data, menambahkan filter, melihat perincian untuk mengetahui detail tentang penghitungan, mengelompokkan data, dan lainnya.

Maka dari itu, fungsi pivot table adalah agar sebuah data dapat disajikan secara ringkas berdasarkan parameter-parameter yang diberikan sesuai dengan kebutuhan data. Dengan menggunakan pivot table diharapkan dapat mempercepat analisa suatu data untuk mengambil suatu kesimpulan atau keputusan.

Contoh penerapannya adalah sebagai berikut:

- Meringkas ribuan baris data, seperti penjualan tiap tahun yang disegmentasi berdasarkan wilayah.

- Melihat perincian untuk menganalisis wilayah. Gunakan tabel pivot untuk melihat total penjualan tiap wilayah. Kemudian, dapatkan perincian individual dan penjualannya untuk wilayah tersebut.